Эффективный способ перевода документов в электронный вид
Современный бизнес сейчас немыслим без электронных документов. Простота и удобство использования, хранения и передачи информации являются приоритетными в принятии решения о внедрении электронного документооборота и перевода бумажных документов в электронный вид. Не смотря на трудозатраты при сканировании бумажных документов, все большее число предприятий считает это приоритетным.
Независимая исследовательская организация AIIM посвятила одно из своих исследований переводу документов в электронный вид. В результате исследований было выяснено следующее – инвестиции в сферу сканирования документов являются наименее рискованными среди всех сфер ИТ-бизнеса и окупают себя менее чем за год.
В исследовании было задействовано более 600 ИТ-специалистов, занимающихся записью и контролем информации. Среди наиболее часто упоминаемых достоинств электронной документации было следующее – организация простого и быстрого доступа к информации является решающим фактором в эффективной работе предприятия. Именно этот факт побудил более 40% опрошенных инвестировать свои средства в область сканирования документации. К прочим достоинствам также относили удобство при работе с клиентами и повышение производительности.
Спросом в первую очередь пользуются СЭД с интеллектуальными системами сканирования и ввода документов, снабженных всеми основными функциями, необходимыми для сканирования, цифровой обработки бумажной документации с использованием всех доступных для этого устройств – факсов, сканеров, МФУ. Благодаря поддержке электронного архива документов, хранение отсканированной документации становится действительно надежным, эффективным и выгодным.
Существует несколько способов перевести бумажный документ в электронный вид:
- сканирование любого типа документов
- считывание и распознавание текстов документа
- занесение информации, содержащейся в документе в систему
Удобным является тот факт, что для массового сканирования документов достаточно только приложить усилия сотрудников предприятия, без использования сторонних специалистов. Достаточно лишь настроить соответствующие элементы системы и выделить ряд ответственных за исполнение сотрудников.
После формирования электронной базы документов, становиться возможным централизованный поиск данных. Причем поиск может осуществляться как по регистрационным данным и штрих-коду, так и по информации, содержащейся в документе.
